Meer grip op samenwerking
29 oktober 2021

‘Samenwerken’ wordt in het woordenboek gedefinieerd als de gezamenlijke inzet, van minimaal twee personen of groepen, om een bepaald doel te bereiken. Dat betekent dat betrokken partijen een actieve rol hebben in de samenwerking. 

delen

Etienne Franken, raadsgriffier van gemeente Meierijstad, hoort echter nog regelmatig mensen zeggen ‘ZIJ van de regio’, terwijl ‘ZIJ’ vervangen zou moeten worden door ‘WIJ’. Wij zijn namelijk samen verantwoordelijk voor de regio en wat er in de regio gebeurt. Als adoptiegriffier speelt Etienne een belangrijke rol in het creëren en faciliteren van dit WIJ-gevoel. 

 

Faciliteren gemeenteraad 

Etienne is sinds september 2016 raadsgriffier van gemeente Meierijstad. “Als griffier is het o.a. mijn taak om de raadsleden maximaal te faciliteren, want zij hebben er vaak nog een baan naast.” Als griffier hoor en zie je veel. Zo hoorden de griffiers raadsleden vaak zeggen dat ze over veel dingen in de gemeente mogen meebeslissen, maar dat ze minder invloed hadden op regionale onderwerpen. 

 

Etienne: “De raadsleden vroegen advies aan de griffiers hoe zij meer grip konden krijgen op regionale samenwerkingsverbanden. Dat leidde vier jaar geleden tot het rapport Grip op regionale samenwerkingsverbanden. Hierin hebben de griffiers voorstellen gedaan om de sturing van de raden op regionale samenwerkingsverbanden te vergroten.” 

Voorstellen uit het rapport ‘Grip’

Voorstellen uit het rapport ‘Grip’

  1. Meer focus aanbrengen op de samenwerkingsverbanden in Noordoost-Brabant, te weten: RNOB, de veiligheidsregio, GGD, de omgevingsdienst ODBN en de regionale samenwerking jeugd. 
  2. Ontwikkeling van een Regionaal Informatiesysteem (regionaal Ibabs) zodat raadsleden eenvoudig kunnen zien welke gemeente welke motie/amendement indient.
  3. Betere afstemming van vergadercycli van raden zodat besluitvormingsmomenten van verschillende gemeenten voortaan meer gelijktijdig plaatsvinden.
  4. De mogelijkheid om zienswijzen in te dienen op de concept meerjarenplannen die de belangrijkste samenwerkingsverbanden eens per vier jaar opstellen.
  5. De organisatie van regionale beeldvormende avonden (twee keer per jaar)
  6. De introductie van ‘adoptiegriffiers’ (regiogriffiers)

Adoptiegriffier

Etienne is één van die drie adoptiegriffiers. Dat is een succesvol instrument gebleken. “Als adoptiegriffier vertegenwoordig ik, samen met commissiegriffier Nathalie Hazelzet van de gemeente Oss en griffier Ton Keijzers van Sint Anthonis, binnen RNOB alle griffiers uit de regio Noordoost-Brabant. Samen bekijken we hoe we alle voorstellen vanuit de regio goed kunnen laten landen bij de gemeenten en hoe we de regio onder de aandacht kunnen brengen bij de raadsleden. Een belangrijke wisselwerking, want samenwerking moet van twee kanten komen. Als adoptiegriffier kun je de afstand tussen raadsleden en de regio helpen verkleinen, zodat het meer ‘wij’ wordt in plaats van ‘zij’”, aldus Etienne.

 

Verenigde Voorbereidende Bijeenkomst

Die afstand wordt ook kleiner dankzij de Verenigde Voorbereidende Bijeenkomst die begin 2020 door de RNOB in afstemming met de griffiers werd georganiseerd en waarvoor alle gemeenteraadsleden uit de regio werden uitgenodigd. Het doel was om zo de deelnemende gemeenten op een vroegtijdig moment, gezamenlijk te betrekken bij de regionale doelen en resultaten uit de samenwerkingsagenda. Etienne: “Onder meer door deze bijeenkomst en de regionale beeldvormende avonden is de blik van raadsleden en burgercommissieleden meer naar buiten gericht. Raadsleden van verschillende gemeenten zoeken elkaar meer op, gaan met elkaar in gesprek en lobbyen met elkaar om ideeën gezamenlijk in te kunnen brengen in bijvoorbeeld een verenigde vergadering.” 

RNOB is zichtbaarder dan ooit. We zien bijvoorbeeld dat de Regio Deal gelden naar waardevolle projecten gaan. Hierdoor zien betrokkenen steeds meer het nut en noodzaak van regionale samenwerking in.

Rapportcijfer 7 voor resultaten van ‘Grip’

De afgelopen maanden zijn de voorstellen van het rapport ‘Grip’ geëvalueerd. Op 13 oktober j.l. zijn deze besproken met de raadsleden tijdens een regiobrede raadsledenbijeenkomst. Het ene instrument blijkt beter te werken dan het andere, maar gemiddeld kregen de griffiers een dikke voldoende, een 7, voor hun aanpak. Etienne: “Alhoewel er nog veel te winnen valt in de samenwerking, zien de raadsleden ontwikkeling en krijgen ze meer grip op de regionale samenwerking. Sommigen zijn nog wel zoekende naar hun rol, maar met elkaar zijn we op de goede weg.” 

 

Blijf met elkaar in gesprek!

Etienne vindt dat de regio een positieve ontwikkeling doormaakt. “RNOB is zichtbaarder dan ooit. We zien bijvoorbeeld dat de Regio Deal gelden naar waardevolle projecten gaan. Hierdoor zien betrokkenen steeds meer het nut en noodzaak van regionale samenwerking in.” 

 

Etienne benoemt ook de impact van de oprichting van de Klankbordgroep Raadsleden: “Zij bekijken hoe de regio communiceert met raadsleden. Daarmee stelt de regio zich open voor feedback vanuit raadsleden. Dat helpt ons weer, als adoptiegriffiers, om beter in te spelen op vragen die bij raadsleden leven.” Etienne vindt dit een goede ontwikkeling. “Ik hoop dat we die verbinding met elkaar kunnen behouden en dat we elkaar steeds makkelijker weten te vinden. Het is belangrijk om over gemeentegrenzen te kijken en met elkaar af te blijven stemmen, zodat de neuzen dezelfde kant op wijzen”, aldus Etienne.  

Met een gemeentesecretaris als vader, kreeg Etienne (44) zijn bestuurlijke ambities met de paplepel ingegeven. Hij heeft een juridisch bestuurskundige achtergrond en de nodige ervaring in dat domein. Vanaf 2012 was Etienne ruim 4,5 jaar griffier van de gemeente Loon op Zand. In september 2016 startte hij als kwartiermaker tijdens de herindeling van gemeente Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel. Toen deze gemeenten op 1 januari 2017 fuseerden tot de nieuwe gemeente Meierijstad, werd Etienne de griffier. In deze functie maakt hij de verbinding tussen de politiek en de ambtelijke organisatie.  Sinds juni 2018 is Etienne ook lid van het algemeen bestuur van de Vereniging Brabantse Gemeenten.